Neemt je team geen verantwoordelijkheid voor het oppakken van gezamenlijke teamtaken? Dit is hoe je het kunt veranderen.

Een gefrustreerde teamlead vroeg me onlangs om hulp. Haar team nam geen verantwoordelijkheid voor het oppakken van taken uit de gezamenlijke mailbox. Het team aanspreken hielp niet. Dan kreeg ze deze reactie: ‘Ik doe het wel, en het is ieders eigen verantwoordelijkheid om dit ook te doen…’ En vervolgens veranderde er helemaal niks..

Ze wilde niet als een politieagent de taken verdelen binnen het team. Dat zouden ze prima zelf kunnen doen, alleen dat gebeurde niet.

Dit is er aan de hand:

Iedereen werd gevraagd om verantwoordelijkheid te nemen. En iedereen dacht dat iemand het wel zou doen. En hoeveel iedereen het kon, deed niemand het. Hierdoor werd iemand boos, omdat het de taak was van iedereen en nu had niemand het gedaan. Iedereen dacht dat iemand het had kunnen doen, maar niemand had bedacht dat niet iedereen het wilde doen. Aan het eind beschuldigde iedereen iemand, omdat niemand deed wat iedereen had kunnen doen.

Op basis van mijn advies deed ze het volgende:

➡ Ze ging in gesprek met haar team, besprak wat ze zag gebeuren en hoe de teamleden dit ervaarden.

➡Ze was oprecht nieuwsgierig naar ieders aanpak en welke afwegingen er werden gemaakt om iets wel of niet op te pakken uit de mailbox.

Toen werd er een hoop duidelijk. Het merendeel gingen eerst de gehele mailbox doornemen om vervolgens te concluderen dat een taak te moeilijk was, teveel werk, of beter opgepakt konden worden door een andere collega. Zonder dit te bespreken met elkaar.

Hierdoor realiseerde het team dat dit heel inefficiënt was en ze moesten er zelfs hard om lachen. Ze hadden niet door dit ze dit allemaal deden. Het was meteen duidelijk dat dit anders moest.

➡Ze vroeg haar team: Op welke manier zou dit wel voor ons kunnen werken? Wat zou een passende oplossing zijn? Haar eigen oplossing liet ze achterwege.

In kleine groepjes bedachten de teamleden oplossingen. Ze kwamen met dezelfde oplossing. Wat overigens ook de oplossing was van de teamlead. Er werd een taakverdeler aangesteld om de taken onderling te verdelen. En 2x per dag een kort overleg om daarop bij te sturen.

De teamleden waren blij met de oplossing en vooral dat ze het samen met elkaar hadden bedacht.

De teamlead was ook blij. Waar voorheen de hakken in het zand gingen bij nieuwe werkafspraken, die zij altijd mededeelde met de team, gebeurde dat nu dus niet. Deze verandering zorgde voor meer plezier, energie, eigenaarschap én een enorme tijdswinst.

Ik hoop je hiermee te inspireren om je team ook gemakkelijker in beweging te krijgen. Uiteraard zijn er meerdere factoren van belang en dat is natuurlijk voor elke teamsituatie anders. Kun je wel wat hulp gebruiken om je team meer gemak en energie in beweging te krijgen? Plan dan een call met mij. De link staat op mijn profiel.